หลังจากที่เราทำการเก็บ Approve Comment บน SharePoint List กันไปแล้ว เราจะทำการดึง Comment ที่เราเก็บบน SharePoint List ไปใช้ต่อ เช่น ใช้ในการส่งอีเมล
ในกรณีที่เราทำการ Approve Flow จะมีช่อง Comment ให้เรากรอกรายละเอียด เราสามารถนำ Approve Comment ไปเก็บบน SharePoint List ได้ เพื่อบอกว่าทำไมเราถึงอนุมัติหรือไม่อนุมัติรายการนั้นเพราะอะไร
ในกรณีที่เราทำการ Submit Microsoft Form เราจะได้เลข Responder Id เริ่มตั้งแต่เลข 1 เป็นต้นไป ซึ่งถ้าเราทำเป็น Digital Form แล้วมันจะดูไม่ Professional เท่าไหร่ เราสามาร Custom ID ให้เป็นรูปแบบที่เราต้องการได้ ซึ่งผมจะใช้ 5 ตัวอักษร โดยใช้ปีขึ้นก่อน เช่น 65001
หลังจากที่เราได้ลองสร้าง Generate Word Document เมื่อทำการ Submit Microsoft Form กันไปแล้ว เราจะทำการ Send Email พร้อมแนบไฟล์ Word Document ที่ทำการ Generate ขึ้นมาแนบไปด้วย กรณีที่ใช้ Digital Form อย่างเดียวไม่ได้ ต้องมีการ Sign Document บนเอกสารแบบเดิมอยู่
หลังจากที่เราได้ลองสร้าง Condition บน Microsoft Flow เพื่อใช้ในการแจ้งเตือนผ่าน Email โดยการใช้ Trigger กันไปแล้ว เราจะมาลองทำแบบฟอร์มออนไลน์ Online Form ซึ่งการ Approve สามารถเขียน Condition ให้ทำการ Approve ผ่าน Email ได้ แต่หัวหน้าต้องการให้ปริ้นเป็นเอกสารได้ด้วย ซึ่งผมก็ไม่เข้าใจจะเก็บหลายที่ทำไม ในเมื่อจะลดใช้กระดาษแล้ว
หลังจากที่เราได้ลองสร้าง SharePoint ของแต่ละหน่วยงานแยกตาม Department โดยเอาไว้เก็บ Document ต่าง ๆ รวมถึงการเก็บข้อมูลแบบ List บน SharePoint ซึ่งเราสามารถกำหนด Notification ให้สามารถแจ้งเตือนตามเงื่อนไขที่เรากำหนดด้วย Microsoft Flow อย่างเช่น List ตารางการเข้ามา Maintenance ระบบ หากตรงกับวันที่เข้ามาให้ทำการแจ้งเตือนผ่าน Email Notification